Das Berichtsheft – Pflicht in jeder Ausbildung
Das Berichtsheft – auch Ausbildungsnachweis genannt – ist eines der wichtigsten Dokumente deiner Ausbildung. Es dokumentiert, was du im Betrieb und in der Berufsschule gelernt hast, und ist eine zwingende Voraussetzung für die Zulassung zur Abschlussprüfung. Trotzdem schieben viele Azubis das Schreiben vor sich her und kämpfen dann kurz vor der Prüfung mit Bergen von Nachträgen.
In diesem Ratgeber erfährst du, warum das Berichtsheft so wichtig ist, wie du es richtig und effizient führst und welche digitalen Lösungen dir das Leben leichter machen.
Warum ist das Berichtsheft Pflicht?
Das Berufsbildungsgesetz (BBiG) schreibt in §13 vor, dass Auszubildende einen schriftlichen oder elektronischen Ausbildungsnachweis führen müssen. Die Gründe dafür sind:
- Dokumentation: Das Berichtsheft dokumentiert den Verlauf deiner Ausbildung und zeigt, welche Inhalte dir vermittelt wurden.
- Qualitätssicherung: Es dient als Kontrolle, ob die Ausbildung gemäß Ausbildungsrahmenplan durchgeführt wird.
- Prüfungszulassung: Ohne vollständiges und genehmigtes Berichtsheft wirst du nicht zur Abschlussprüfung zugelassen.
- Nachweis: Bei Streitigkeiten (über vermittelte Inhalte) dient das Berichtsheft als Beweismittel.
Tägliche vs. wöchentliche Berichte
Je nach Ausbildungsbetrieb und Kammervorgabe kannst du dein Berichtsheft auf verschiedene Weisen führen:
Tägliche Berichte (Tagesberichte)
Du notierst jeden Arbeitstag separat mit den jeweiligen Tätigkeiten und Lerneinheiten. Das ist zwar aufwändiger, hat aber Vorteile:
- Detailliertere Dokumentation
- Einfacher zu schreiben, weil die Erinnerung noch frisch ist
- Besser als Nachschlagewerk geeignet
Wöchentliche Berichte (Wochenberichte)
Du fasst die Tätigkeiten einer ganzen Woche zusammen. Das ist die häufigere Variante und bietet:
- Weniger Schreibaufwand
- Besserer Überblick über die Woche
- Einfachere Zuordnung zu Lernfeldern
Tipp: Auch wenn du Wochenberichte schreibst, solltest du dir täglich kurze Stichpunkte machen. Am Freitag erinnerst du dich kaum noch an die Details vom Montag.
Was muss ins Berichtsheft?
Ein vollständiger Berichtsheft-Eintrag enthält typischerweise:
- Datum / Kalenderwoche
- Betriebliche Tätigkeiten: Was hast du im Betrieb gemacht? Welche Aufgaben, Projekte, Arbeitsschritte?
- Berufsschule: Welche Fächer hattest du? Welche Themen wurden behandelt?
- Überbetriebliche Ausbildung: Falls vorhanden, Inhalte der ÜLU-Kurse
- Stundenzahl: Wie viele Stunden hast du gearbeitet/gelernt?
- Unterschriften: Deine Unterschrift und die deines Ausbilders (meist monatlich)
Beispiel für einen Wochenbericht
Hier ein Beispiel für einen gut geschriebenen Wochenbericht eines Kaufmanns für Büromanagement:
Kalenderwoche 12 – Betriebliche Tätigkeiten:
- Eingehende Rechnungen geprüft und zur Freigabe vorbereitet (8 Stunden)
- Kundentermine telefonisch koordiniert und in Outlook eingetragen (4 Stunden)
- Bestellungen im Warenwirtschaftssystem erfasst und Liefertermine überwacht (6 Stunden)
- Personalakten aktualisiert und neue Mitarbeiterdaten eingepflegt (3 Stunden)
Berufsschule:
- Rechnungswesen: Buchungssätze für Wareneingang und -ausgang geübt
- Geschäftsprozesse: Kundenreklamation als Geschäftsfall durchgespielt
- Deutsch: Geschäftsbrief nach DIN 5008 verfasst
Tipps für weniger Aufwand
1. Sofort notieren
Der wichtigste Tipp überhaupt: Schreibe deine Einträge zeitnah. Am besten täglich 5 Minuten am Ende des Arbeitstages oder zumindest jeden Freitag die ganze Woche. Was du sofort notierst, musst du nicht mühsam rekonstruieren.
2. Handy-Notizen nutzen
Mache dir über den Tag verteilt kurze Notizen auf dem Handy – Stichpunkte reichen. Abends oder am Wochenende überträgst du sie ins Berichtsheft. So vergisst du nichts.
3. Formulierungsbausteine anlegen
Bestimmte Tätigkeiten wiederholst du regelmäßig. Lege dir einen Katalog an Formulierungen an, die du immer wieder verwenden kannst. Variiere aber genug, damit es nicht nach Copy-Paste aussieht.
4. Detailgrad beachten
Du musst keinen Roman schreiben, aber auch nicht nur „Büroarbeit“ hinschreiben. Ein guter Eintrag beschreibt konkret, was du getan und gelernt hast, ohne ausschweifend zu werden.
5. Fachbegriffe verwenden
Nutze die Fachsprache deines Berufs. Das zeigt, dass du die Terminologie beherrschst, und ist gleichzeitig gute Vorbereitung auf die Prüfung.
Digitale Berichtshefte
Immer mehr Kammern und Betriebe erlauben oder bevorzugen mittlerweile digitale Berichtshefte. Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Immer dabei: Du kannst von Handy, Tablet oder PC aus schreiben.
- Einfache Korrektur: Fehler lassen sich leicht berichtigen.
- Automatische Formatierung: Einheitliches Layout ohne Mühe.
- Digitale Unterschriften: Ausbilder können bequem digital abzeichnen.
- Keine Zettelwirtschaft: Kein Risiko, Seiten zu verlieren.
Beliebte digitale Berichtsheft-Tools
- BLok: Das Online-Berichtsheft der Handwerkskammern
- Zubido: Digitales Berichtsheft speziell für Azubis
- IHK-Berichtsheft-App: Von vielen IHKs angeboten
- Eigene Vorlagen: Word- oder Excel-Vorlagen deiner Kammer
Wichtig: Kläre vorher mit deiner Kammer und deinem Betrieb, ob ein digitales Berichtsheft akzeptiert wird und welche Tools zugelassen sind.
Häufige Fehler beim Berichtsheft
- Wochen- oder monatelanges Nachschreiben: Das fällt auf und die Qualität leidet. Ausbilder und Prüfer merken, wenn alles auf einmal geschrieben wurde.
- Zu allgemein formulieren: „Bürotätigkeiten“ oder „Werkstattarbeit“ sind zu unkonkret. Beschreibe spezifisch, was du getan hast.
- Berufsschule vergessen: Die Berufsschuleinträge gehören genauso ins Berichtsheft wie die betrieblichen Tätigkeiten.
- Unterschriften vergessen: Dein Berichtsheft muss regelmäßig von dir und deinem Ausbilder unterschrieben werden. Ohne Unterschriften ist es nicht gültig.
- Copy-Paste: Identische Einträge über mehrere Wochen fallen auf und werden nicht akzeptiert.
Das Berichtsheft vor der Prüfung
Spätestens bei der Anmeldung zur Abschlussprüfung musst du ein vollständiges, unterschriebenes Berichtsheft vorlegen. Plane genug Zeit ein, um:
- Fehlende Einträge nachzutragen
- Alle Unterschriften einzuholen
- Das Berichtsheft auf Vollständigkeit zu prüfen
- Es gegebenenfalls zu binden oder digital einzureichen
Im Prüfungsgespräch kann der Prüfungsausschuss auch Fragen zu Einträgen im Berichtsheft stellen. Du solltest also wissen, was drinsteht!
Fazit: Das Berichtsheft als nützliches Werkzeug
Ja, das Berichtsheft ist Pflicht. Aber es muss keine lästige Aufgabe sein. Wenn du es regelmäßig und sorgfältig führst, wird es zu einem wertvollen Nachschlagewerk für deine Prüfungsvorbereitung. Es hilft dir, den roten Faden deiner Ausbildung zu erkennen und deine Fortschritte zu dokumentieren. Der Schlüssel ist Regelmäßigkeit: Fünf Minuten pro Tag sind besser als fünf Stunden am Stück kurz vor der Prüfung.