Wie beliebt ist die Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement?
Sehr beliebt: 2025 wurden 21.732 neue Ausbildungsverträge als Kaufmann oder Kauffrau für Büromanagement abgeschlossen, damit liegt der Beruf auf Platz 2 aller Ausbildungsberufe nach den Kfz-Mechatronikern (BIBB-Rangliste). Rund 71 Prozent der neuen Azubis sind Frauen.
Der Beruf ist 2014 aus der Bürokauffrau, der Kauffrau für Bürokommunikation und der Fachangestellten für Bürokommunikation entstanden. Seit 1. August 2025 gilt eine neue Ausbildungsordnung. In diesem Ratgeber erfährst du, was das für dich bedeutet.
Was macht eine Kauffrau für Büromanagement?
Kaufleute für Büromanagement organisieren Büroabläufe, bearbeiten Aufträge und Rechnungen und unterstützen Personal, Einkauf oder Vertrieb. Sie sind damit die organisatorischen Allrounder in Unternehmen, Behörden und Organisationen.
Büroorganisation: Termine koordinieren, Besprechungen vorbereiten, Geschäftsreisen planen, Postein- und -ausgang bearbeiten, Büromaterial bestellen.
Schriftverkehr und Kommunikation: Geschäftsbriefe und E-Mails verfassen, Telefonate führen, Kunden und Geschäftspartner betreuen, Protokolle erstellen.
Rechnungswesen: Rechnungen prüfen und erstellen, Zahlungseingänge überwachen, vorbereitende Buchhaltung, Kassenführung.
Personalwesen: Bewerbungsunterlagen bearbeiten, Personalakten pflegen, Arbeitsverträge vorbereiten, Zeiterfassung verwalten.
Datenmanagement: Datenbanken pflegen, Statistiken erstellen, Präsentationen gestalten, Berichte zusammenstellen.
Wie lange dauert die Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement und wie läuft sie ab?
Die Ausbildung dauert drei Jahre im dualen System aus Betrieb und Berufsschule. Du wählst zusammen mit deinem Betrieb zwei von zehn Wahlqualifikationen und legst eine zweiteilige Abschlussprüfung ab.
Auf Antrag kann die Ausbildung verkürzt werden, zum Beispiel mit Abitur oder bei guten Leistungen (§ 8 BBiG). Im öffentlichen Dienst kommt eine dienstbegleitende Unterweisung von in der Regel 420 Stunden dazu.
Wahlqualifikationen
Zwei der folgenden Wahlqualifikationen werden im Ausbildungsvertrag festgelegt, für jede gilt ein Richtwert von fünf Monaten:
- Auftragsprozess steuern
- Instrumente der kaufmännischen Steuerung und Kontrolle nutzen
- Kaufmännische Abläufe in kleinen und mittleren Unternehmen gestalten und umsetzen
- Einkauf und Logistikprozesse planen, koordinieren und durchführen
- Marketing- und Vertriebsaktivitäten mitgestalten
- Personalwirtschaftliche Prozesse umsetzen
- Assistenzaufgaben übernehmen
- Öffentlichkeitsarbeit gestalten und Aufgaben des Veranstaltungsmanagements übernehmen
- Aufgaben der Verwaltung wahrnehmen und Recht anwenden
- Haushaltsmittel planen und bewirtschaften
Eine dritte Wahlqualifikation kann als Zusatzqualifikation vereinbart werden.
Ausbildungsinhalte in der Berufsschule
In der Berufsschule lernst du unter anderem:
Büroprozesse: Organisation, Informationsmanagement, Datenschutz.
Geschäftsprozesse: Auftragsbearbeitung, Beschaffung, Rechnungswesen.
Wirtschafts- und Sozialkunde: Arbeitsrecht, Wirtschaftsordnung, Mitbestimmung.
Abschlussprüfung
Teil 1 findet im vierten Ausbildungshalbjahr statt und prüft die Inhalte der ersten 15 Monate. Teil 2 legst du am Ende der Ausbildung ab.
| Prüfungsbereich | Form | Gewichtung |
|---|---|---|
| Teil 1: Informationstechnisches Büromanagement | schriftlich, computergestützt, 120 Minuten | 25 % |
| Kundenbeziehungsprozesse | schriftlich, 150 Minuten | 30 % |
| Fachaufgabe in der Wahlqualifikation | fallbezogenes Fachgespräch, 20 Minuten | 35 % |
| Wirtschafts- und Sozialkunde | schriftlich, 60 Minuten | 10 % |
Für das Fachgespräch schreibst du entweder zu beiden Wahlqualifikationen je einen höchstens dreiseitigen Report über eine betriebliche Fachaufgabe, oder du bearbeitest eine von zwei Aufgaben des Prüfungsausschusses mit 20 Minuten Vorbereitungszeit. Welche Variante gilt, meldet dein Betrieb bei der Anmeldung.
Welche Voraussetzungen brauchst du für die Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement?
Rechtlich ist kein bestimmter Schulabschluss vorgeschrieben. In Industrie und Handel hatten 2024 von 17.964 Ausbildungsanfängern 52 Prozent einen mittleren Abschluss, 34 Prozent die Hochschulreife und 10 Prozent einen Hauptschulabschluss.
Im Handwerk lag der Anteil mit Hauptschulabschluss bei 17 Prozent. Auch mit Hauptschulabschluss hast du also Chancen.
Wichtige Fähigkeiten:
Organisationstalent und Sorgfalt, damit du den Überblick über viele Aufgaben gleichzeitig behältst.
Gute Deutschkenntnisse, denn fehlerfreie Rechtschreibung und Grammatik sind im Schriftverkehr unverzichtbar.
Grundlegende Mathekenntnisse für Rechnungswesen und Kalkulationen.
Kommunikationsfähigkeit, denn du hast ständig Kontakt mit Kollegen, Kunden und Geschäftspartnern.
Sicherheit am Computer, denn Textverarbeitung und Tabellenkalkulation sind deine täglichen Werkzeuge und werden schon in Teil 1 der Prüfung geprüft.
Wie viel verdienst du als Kauffrau für Büromanagement in und nach der Ausbildung?
Tariflich bekommst du im Schnitt 1.161 Euro im ersten Jahr in Industrie und Handel, 1.270 Euro im öffentlichen Dienst und 1.017 Euro im Handwerk (BIBB 2025). Nach der Ausbildung verdienen Fachkräfte in der Büro- und Sekretariatsarbeit im Median 4.022 Euro brutto im Monat, unter 25-Jährige 3.120 Euro.
Ausbildungsvergütung
| Bereich (BIBB-Durchschnitt 2025) | 1. Jahr | 2. Jahr | 3. Jahr |
|---|---|---|---|
| Öffentlicher Dienst | 1.270 € | 1.321 € | 1.371 € |
| Industrie und Handel | 1.161 € | 1.245 € | 1.342 € |
| Handwerk | 1.017 € | 1.108 € | 1.238 € |
Im kommunalen öffentlichen Dienst gibt es nach TVAöD seit 1. Mai 2026 sogar 1.368,26 Euro im ersten Jahr. Ohne Tarifbindung gilt mindestens die Mindestausbildungsvergütung, bei Beginn 2026 sind das 724 Euro im ersten Jahr.
Gehalt nach der Ausbildung
Der Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit weist für Fachkräfte der Büro- und Sekretariatsarbeit (KldB 71402) einen Median von 4.022 Euro brutto im Monat aus, für unter 25-Jährige 3.120 Euro (Vollzeit, Stichtag 31.12.2025). Branche, Region und Tarifbindung machen dabei viel aus.
Welche Karrierechancen hast du als Kauffrau für Büromanagement?
Nach der Ausbildung kannst du dich mit einer Aufstiegsfortbildung weiterqualifizieren, spezialisieren oder studieren. Die wichtigsten Wege:
Fachwirt/in für Büro- und Projektorganisation, eine typische IHK-Aufstiegsfortbildung für Leitungs- und Projektaufgaben.
Geprüfte/r Betriebswirt/in (Master Professional in Business Management), die höchste Stufe der kaufmännischen Aufstiegsfortbildung.
Bilanzbuchhalter/in, wenn du dich auf das Rechnungswesen spezialisieren möchtest.
Personalfachkaufmann/-frau für die Spezialisierung im Personalwesen.
Studium: Mit der Ausbildung und gegebenenfalls Berufserfahrung kannst du unter bestimmten Voraussetzungen auch ohne Abitur studieren. Beliebte Fächer: BWL, Wirtschaftswissenschaften, Personalmanagement.
Wo kannst du als Kauffrau für Büromanagement arbeiten?
Kaufleute für Büromanagement arbeiten in fast allen Branchen und auch im öffentlichen Dienst. Mögliche Arbeitgeber sind:
Industrie- und Handelsunternehmen jeder Größe, Handwerksbetriebe, Banken und Versicherungen, Behörden und öffentliche Verwaltung, Krankenhäuser und Pflegeeinrichtungen, Vereine und Verbände, Anwaltskanzleien und Steuerberater, Werbeagenturen und Medienhäuser.
Diese Vielfalt ist ein Vorteil, weil du nicht an eine Branche gebunden bist.
Welche Vor- und Nachteile hat die Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement?
Vorteile sind Vielseitigkeit, Einsatz in nahezu jeder Branche und meist geregelte Arbeitszeiten. Nachteile sind die überwiegend sitzende Tätigkeit, manche Routineaufgaben und ein Gehalt, das unter dem vieler technischer und IT-Berufe liegt.
Vorteile
Vielseitigkeit: Du lernst ein breites Spektrum an kaufmännischen Tätigkeiten.
Flexibilität: Du kannst in nahezu jeder Branche arbeiten.
Karrieremöglichkeiten: Zahlreiche Weiterbildungen stehen offen.
Geregelte Arbeitszeiten: In den meisten Büros arbeitest du Montag bis Freitag.
Nachteile
Sitzende Tätigkeit: Du verbringst den größten Teil des Tages am Schreibtisch.
Routine: Manche Aufgaben wie Ablage oder Datenpflege können eintönig sein.
Einstiegsgehalt: Im Vergleich zu technischen oder IT-Berufen ist das Einstiegsgehalt eher durchschnittlich.
Wie überzeugst du bei der Bewerbung als Kauffrau für Büromanagement?
Am meisten überzeugst du mit einer fehlerfreien, individuellen Bewerbung und Erfahrung am PC. Diese Punkte helfen dir:
Anschreiben individualisieren: Gehe auf das Unternehmen und die angebotenen Wahlqualifikationen ein.
PC-Kenntnisse hervorheben: Erwähne deine MS-Office-Kenntnisse und gegebenenfalls Erfahrungen mit Buchungssoftware oder Datenbanken.
Praktika erwähnen: Ein Büropraktikum zeigt, dass du weißt, worauf du dich einlässt.
Fehlerfreie Bewerbung: Gerade bei einem Beruf, der viel mit Schriftverkehr zu tun hat, werden Tippfehler und Grammatikfehler besonders kritisch bewertet.
Auf welchen Quellen basiert dieser Artikel?
Die Angaben stammen aus der Büromanagementkaufleute-Ausbildungsverordnung 2025, der BIBB-Rangliste und -Vergütungsauswertung, dem BERUFENET und dem Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit sowie dem Berufsbildungsgesetz, zuletzt geprüft am 12. Oktober 2026:
Büromanagementkaufleute-Ausbildungsverordnung (BGBl. 2025 I Nr. 62), BIBB: Rangliste 2025 der Ausbildungsberufe, BIBB: Tarifliche Ausbildungsvergütungen 2025, BERUFENET: Kaufmann/-frau für Büromanagement, Entgeltatlas der Bundesagentur für Arbeit, § 8 BBiG, § 7a BBiG