Was ist der digitale Ausbildungsnachweis?
Der digitale Ausbildungsnachweis ist dein Berichtsheft in elektronischer Form, etwa in einer Web-App oder als ausgefüllte Word- oder PDF-Vorlage. Das Berufsbildungsgesetz verpflichtet dich, einen schriftlichen oder elektronischen Ausbildungsnachweis zu führen (§ 13 Satz 2 Nr. 7 BBiG).
Die elektronische Form gilt für alle Ausbildungsverträge, die ab dem 1. Oktober 2017 geschlossen wurden (§ 103 Abs. 3 BBiG). Der Nachweis ist Voraussetzung für die Zulassung zur Abschlussprüfung (§ 43 Abs. 1 Nr. 2 BBiG).
Wer entscheidet, ob du digital oder auf Papier schreibst?
Die Form des Ausbildungsnachweises steht in deinem Ausbildungsvertrag. Der Betrieb muss sie in der Vertragsabfassung festhalten (§ 11 Abs. 1 Satz 2 Nr. 12 BBiG).
Willst du später von Papier auf digital umstellen, ist das eine Vertragsänderung. Sprich das mit deinem Ausbilder ab, die Änderung muss dann ebenfalls schriftlich festgehalten werden (§ 11 Abs. 3 BBiG).
Welche Vorteile hat ein digitales Berichtsheft?
Ein digitales Berichtsheft kannst du am PC, Tablet oder Smartphone führen, und dein Ausbilder kann Einträge elektronisch freigeben. Das spart Wege und Papier.
- Ortsunabhängig: Einträge sind von verschiedenen Geräten aus möglich.
- Elektronische Freigabe: Der Ausbilder kann Einträge digital prüfen und bestätigen.
- Vorlagen: Feste Felder helfen dir, nichts zu vergessen.
- Anhänge: Manche Lösungen erlauben Fotos oder Dokumente zu deinen Einträgen.
- Weniger Papier: Kein Ordner, keine losen Blätter.
Welche Lösungen gibt es für das digitale Berichtsheft?
Es gibt Web-Anwendungen, eigene Angebote einzelner Kammern und Branchen sowie einfache digitale Vorlagen. Welche Lösung du nutzt, legt in der Regel dein Betrieb fest.
Online-Berichtsheft BLok
BLok ist eine Web-Anwendung der BPS GmbH für alle Ausbildungsberufe. Der Betrieb registriert sich, Azubis schreiben Tages- oder Wochenberichte, und Ausbilder prüfen und unterschreiben digital oder geben Einträge zur Korrektur zurück. BLok wird in der Empfehlung des BIBB-Hauptausschusses als Beispiel genannt.
Angebote von Kammern und Branchen
Manche IHKs bieten eine eigene Anwendung für das digitale Berichtsheft an. Daneben nennt die BIBB-Empfehlung Branchenlösungen, etwa für Bäcker, Dachdecker, Friseure, den Garten- und Landschaftsbau, Kfz-Mechatroniker und das Metallhandwerk.
Digitale Vorlagen
Auch eine am Computer ausgefüllte Word- oder PDF-Vorlage gilt als elektronisch geführter Nachweis. Viele Kammern stellen dafür Vorlagen für tägliche und wöchentliche Berichte bereit.
Was muss im Ausbildungsnachweis stehen?
Unabhängig von der Form gelten die Mindestanforderungen, die der BIBB-Hauptausschuss in seiner Empfehlung festgelegt hat. Du führst den Nachweis täglich oder wöchentlich in Stichworten, als Richtwert etwa eine DIN-A4-Seite pro Woche.
- Kopfdaten: dein Name, das Ausbildungsjahr und der Berichtszeitraum
- Betriebliche Tätigkeiten: was du im Betrieb gemacht hast
- Unterweisungen und Schulungen: betrieblicher Unterricht, überbetriebliche Unterweisungen und sonstige Schulungen
- Berufsschule: die Themen des Unterrichts
- Zeitdauer: wie lange du mit den Tätigkeiten beschäftigt warst
Wie läuft die Freigabe durch deinen Ausbilder?
Dein Ausbilder soll die Einträge nach der BIBB-Empfehlung mindestens monatlich prüfen. Bei einem elektronischen Nachweis kann er die Richtigkeit auch elektronisch bestätigen, zum Beispiel durch eine Freigabe in der Software oder eine bestätigende E-Mail.
Dein Betrieb muss dir Gelegenheit geben, den Nachweis während der Ausbildungszeit am Arbeitsplatz zu führen (§ 14 Abs. 2 BBiG). Nötige Programme oder Formblätter stellt er dir laut BIBB-Empfehlung kostenlos zur Verfügung. Bist du minderjährig, sollen auch deine Eltern den Nachweis in angemessenen Abständen zur Kenntnis nehmen.
Wie führst du dein digitales Berichtsheft richtig?
Am besten trägst du regelmäßig und konkret ein, statt kurz vor der Prüfung alles nachzuholen. Die Vorteile der App helfen nur, wenn du sie auch nutzt.
- Regelmäßig eintragen: täglich oder einmal pro Woche zu einer festen Zeit
- Konkret formulieren: Statt „Büroarbeit“ besser „Eingangsrechnungen geprüft und im System erfasst“.
- Fachbegriffe nutzen: Das ist zugleich eine gute Prüfungsvorbereitung.
- Kopieren mit Maß: Wiederkehrende Aufgaben darfst du ähnlich beschreiben, aber jede Woche sollte erkennbar eigene Inhalte haben.
- Freigaben einfordern: Erinnere deinen Ausbilder, wenn Einträge länger offen sind.
Was verlangt die Kammer bei der Prüfungsanmeldung?
Bei der Anmeldung zur Abschlussprüfung bestätigen du und dein Ausbilder in der Regel, dass die Ausbildungsnachweise ordnungsgemäß geführt und kontrolliert wurden. Die IHK Region Stuttgart weist darauf hin, dass falsche Angaben dazu führen können, dass die Zulassung verweigert oder widerrufen wird.
Bei Unklarheiten, etwa wegen vieler Fehlzeiten, kann die Kammer Einsicht in die Nachweise verlangen. Bewertet wird der Ausbildungsnachweis in der Prüfung nicht. Kläre am besten früh mit deiner Kammer, in welcher Form du die Nachweise bei Bedarf vorlegen musst.
Was solltest du dir zum digitalen Berichtsheft merken?
Ein digitales Berichtsheft ist gesetzlich erlaubt und gleichwertig zum Papier. Wichtig sind die vereinbarte Form im Vertrag, regelmäßige Einträge und die Freigabe durch deinen Ausbilder.
Tipps für gute Formulierungen findest du in unserem Ratgeber Berichtsheft richtig führen.
Auf welchen Quellen basiert dieser Artikel?
Die Angaben stammen aus dem Berufsbildungsgesetz, der Empfehlung des BIBB-Hauptausschusses zum Führen von Ausbildungsnachweisen und Informationen der IHK Region Stuttgart, zuletzt geprüft am 12. Oktober 2026:
§ 11 BBiG, § 13 BBiG, § 14 BBiG, § 43 BBiG, § 103 BBiG, BIBB-Hauptausschuss: Empfehlung Ausbildungsnachweise (BAnz AT 02.10.2020 S1), IHK Region Stuttgart: Ausbildungsnachweis, BLok Online-Berichtsheft